Installation Coordinator - Orlando, United States - Work Horse Temps and Direct Hires

Description

Job description:

INSTALLATION COORDINATOR NEEDED WITH LITE RECRUITING AND SAFETY EXP A PLUS.REPORTS TO: Installation Manager.

Position Summary:

Responsible for assisting the installation team with coordination and administration of projects from award through completion. You must have strong administrative skills however some of your job duties will be recruiting and safety (ENTRY LEVEL INTRODUCTION TO OUTSIDE FIELD SAFETY).

Duties & Responsibilities:

• Make preliminary schedule for following week's installation. Verify schedule with Operations Managers / General Superintendent prior to installation meeting.
• Update long term schedule. Distribute it to the appropriate personnel.
• Attend and sometime conduct weekly Installation meetings. Taking notes of pertinent information for Installation Dept.
• Process Installation dept. time cards (carpenters and support staff i.e. drivers, temp help.) Check time cards for proper math, coding, job no. Fax time cards to payroll.
• Verify the field installation files are set up and forwarded to foreman. Include copy of work codes, scope letter, sketches, labor estimates sheet, CTC, and any other pertinent information or correspondence. The P.M. will compile this information. Set up field files and send to lead Installer, i.e. mail, ups, fed-ex. Make sure field file gets to the Lead Installer in a timely manner.Make sure foreman dies a material and equipment take-off for projects.
• Order materials, anchorage materials and rental equipment from appropriate vendors and suppliers. Maintain contacts and library for these suppliers.
• Verify installation materials, equipment and gang boxes are set-up and ready to be delivered, schedule deliveries.
• Coordinate all Construction deliveries to be made with the P.M.'s and driver.
• Prior to the start of each project, make sure the Foreman has the following:
  • Name and address of the nearest hospital or clinic and their phone numbers.
  • Map to the facility.
  • When a gang box is required on site verify with driver that the following paperwork is included.
• OSHA log
• Fireman's Fund information: Supervisor's first report of injury forms
• Current Hazardous Communication Policy
• Tool Box Safety Attendance Forms
• Verify that the Foreman understands each of the following forms
  • Employee Data Sheet
  • Illegal Substance Abuse Policy
  • W-4 Forms o I-9 form (which pieces if identification are required)
• Maintain Tool watch, Inventory all tools and coordinate.
• Obtain estimates and authorize repair of all construction tools to keep in working order.
• Always ensure adequate stock of power tools and project upcoming project demands to ensure timely purchase and procurement of necessary tools to the field.
• Maintain and update Nextel system.
• Code and approve Installation Department invoices. Notify Operations Manager / General
• Superintendents of any discrepancies or unknown invoices immediately.
• Code and approve Installer's investment reports. Reports over $100 require Operations
• Managers approval.
• Maintain Installers personnel files. Develop a system to maintain and track Journeyman
• Carpenters with contact phone numbers.
• Hire installers as required by Operations Manager, General Superintendent, or Lead
• Foreman. Lay-off Checks to the installers as requested by the Foreman.
• Division Affirmative Action Program for Construction Division projects.

Safety Responsibilities:

• Promote a positive atmosphere for safety excellence committed to the Safety Promise.
• Developing and issuing the safety project files for all projects, including: SDS sheets, safety training records and certification, worker's compensation clinic information, emergency phone numbers and required postings.
• Distribute OSHA-300A summary sheets annually.
• Track and assist in field related incidents and injuries.
• Order and distribute personal protection equipment.
• Maintain prescription safety glasses program.

Other Duties:
Please note that this job description is not designed to cover or contain a comprehensive listing or activities, duties or responsibilities that are required of the employee for this job.
Duties, responsibilities and activities may change at any time with or without notice.
Preferred Qualifications (in addition to minimum qualifications):
Education/Experience:

• Some technical school or field experience

Knowledge/Skills:

• Microsoft Office knowledge.

Minimum Qualifications Education/Experience:

• High School Diploma or equivalent or at least two years' experience in the industry.

Knowledge/Skills:

• Analytical and problem-solving skills.
• Strong written and verbal communication skills.
• Strong organizational and time management skills.

Customer Service Skills:

• Demonstrates commitment to deliver outstanding service - both with internal and external customers.
• Takes ownership to personally resolve customer problems (or find someone who can).
• Listens well, asks clarifying questions, and checks for agreement with customers.
• Committed to following-up with customers in all instances in a timely manner.
• Strong sense of accountability - ensures that you will do what you say that you are going to do.
• Creates a personal connection with customers – smiles, warm greetings, acts friendly and respectful.
• Positive attitude.

*********************************SPANISH****************************************SE NECESITA COORDINADOR DE INSTALACIÓN CON LITE RECLUTAMIENTO Y SEGURIDAD EXP A PLUS

• INFORMES A: Gerente de Instalación
• Resumen de posición
• Responsable de ayudar al equipo de instalación con la coordinación y administración de proyectos desde la adjudicación hasta la finalización. Debe tener sólidas habilidades administrativas; sin embargo, algunas de sus funciones laborales serán el reclutamiento y la seguridad (INTRODUCCIÓN DE NIVEL DE ENTRADA A LA SEGURIDAD EN EL CAMPO EXTERIOR)
• Deberes y responsabilidades
• Haga un cronograma preliminar para la instalación de la semana siguiente. Verifique el cronograma con los Gerentes de Operaciones / Superintendente General antes de la reunión de instalación.
• Actualizar cronograma a largo plazo. Distribuirlo al personal apropiado.
• Asistir y, en algún momento, realizar reuniones de instalación semanales. Tomar notas de lo pertinente
• información para el Departamento de Instalación.
• Departamento de Instalación de Procesos. tarjetas de tiempo (carpinteros y personal de apoyo, es decir, conductores, ayuda temporal). * Verifique las tarjetas de tiempo para ver las matemáticas, la codificación, el trabajo no. Fax tarjetas de tiempo a la nómina.
• Verifique que los archivos de instalación de campo estén configurados y enviados al capataz. Incluir copia del trabajo
• códigos, carta de alcance, croquis, hoja de estimación de mano de obra, CTC y cualquier otra información o correspondencia pertinente. El P.M. recopilará esta información. Configure los archivos de campo y envíelos al instalador principal, es decir, correo, ups, fed-ex. Asegúrese de que el archivo de campo llegue al instalador principal de manera oportuna. Asegúrese de que el capataz muera como un despegue de materiales y equipos para los proyectos.
• Solicitar materiales, materiales de anclaje y equipos de alquiler de los vendedores y proveedores apropiados. Mantener contactos y biblioteca para estos proveedores. Verifique que los materiales de instalación, el equipo y las cajas de conexiones estén configurados y listos para ser entregados, programe las entregas.*
• Coordinar todas las entregas de Construcción a realizar con el P.M.'s y chofer. Antes del inicio de cada proyecto, asegúrese de que el Capataz tenga lo siguiente:*
• o Nombre y dirección del hospital o clínica más cercana y sus números de teléfono.
• o Mapa de la instalación.
• o Cuando se requiere una caja de pandillas en el sitio, verifique con el conductor que la siguiente documentación esté
• incluido.
• Registro OSHA Información del Fondo de Bomberos: formularios del primer informe de lesiones del supervisor*
• Política actual de comunicación de peligros Formularios de Asistencia de Seguridad de la Caja de Herramientas*
• Verificar que el Capataz entienda cada una de las siguientes formas
• o Hoja de datos del empleado
• o Política de abuso de sustancias ilegales o Formularios W-4
• o Formulario I-9 (cuales piezas si se requiere identificación)
• Mantener vigilancia de herramientas, inventariar todas las herramientas y coordinar. Obtener presupuestos y autorizar la reparación de todas las herramientas de construcción para mantenerlas en buen estado de funcionamiento.*
• Asegure siempre un stock adecuado de herramientas eléctricas y proyecte las próximas demandas del proyecto para
• garantizar la compra y adquisición oportuna de las herramientas necesarias para el campo.
• Mantener y actualizar el sistema Nextel. Codificar y aprobar las facturas del Departamento de Instalación. Notificar al Gerente deOperaciones / General*
• Superintendentes de cualquier discrepancia o facturas desconocidas inmediatamente.
• Codificar y aprobar los informes de inversión del Instalador. Los informes de más de $ 100 requieren operaciones
• Aprobación de los gerentes.
• Mantener los archivos de personal de los Instaladores. Desarrollar un sistema para mantener y rastrear a Journeyman * Carpinteros con teléfonos de contacto.
• Contratar instaladores según lo requiera el Gerente de Operaciones, el Superintendente General o elLíder
• Capataz.
• Cheques de despido a los instaladores según lo solicitado por el capataz.
• Programa de Acción Afirmativa de la División para proyectos de la División de Construcción.
• Responsabilidades de seguridad
• Promover una atmósfera positiva para la excelencia en seguridad comprometida con la Promesa de seguridad. Desarrollar y emitir los archivos del proyecto de seguridad para todos los proyectos, incluyendo: hojas SDS,*
• registros y certificaciones de capacitación en seguridad, información de clínicas de compensación para trabajadores,
• números de teléfono de emergencia y publicaciones requeridas.
• Distribuir hojas de resumen OSHA-300A anualmente. Seguimiento y asistencia en incidentes y lesiones relacionados con el campo.*
• Solicitar y distribuir equipos de protección personal. Mantener el programa de anteojos de seguridad recetados.*
• Otros deberes
• Tenga en cuenta que esta descripción de trabajo no está diseñada para cubrir o contener una lista completa de actividades, deberes o responsabilidades que se requieren del empleado para este trabajo. Los deberes, responsabilidades y actividades pueden cambiar en cualquier momento con o sin previo aviso.
• Calificaciones preferidas (además de las calificaciones mínimas) Educación/Experiencia
• Alguna escuela técnica o experiencia de campo Conocimientos/Habilidades Conocimiento de Microsoft Office*
• Calificaciones mínimas Educación/Experiencia
• Diploma de escuela secundaria o equivalente o al menos dos años de experiencia en la industria * Habilidades de conocimiento
• Habilidades analíticas y de resolución de problemas
• Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.*
• Habilidades de servicio al cliente:
• Demuestra compromiso para brindar un servicio sobresaliente, tanto con clientes internos como externos Se responsabiliza de resolver personalmente los problemas de los clientes (o encontrar a alguien que pueda)*
• Escucha bien, hace preguntas aclaratorias y comprueba si está de acuerdo.

Job Type: Full-time.
Pay: $50, $70,000.00 per year.

About Work Horse Temps and Direct Hires:

We are a 100% minority, combat/disabled veteran owned company, who provides.. 1) Direct hires (Permanent Placements). All different disciplines (NOT JUST CONSTRUCTION).2)Skilled- Semi and General long term Contract Temp labor (NOT A DAY LABOR SERVICE) (ALL BURDEN IS COVERED) 3) OSHA CERT SITE SAFETY MANAGERS such as 500, 510's, CHST, CSP.We currently service the entire South Eastern United States, including all of Florida, Georgia and Texas.Our Company is a certified Business" we currently hold the following certs...MBE, GOAA, SDVOB, FDOT-DBE, GDOT DBE, ACDBE, VBE, EBO/SBO, SBE, HUB-ZONE, AABE, PDBE, SAM, and many others. We hold active memberships with many other veterans, minority, national and local trade organizations. We are an E-Verify employer. We also administer background and drug testing for all applicants per our client's request. We are an active member of ABC, AGC, C3, NABWIC, NAMC, and many others.